De stapel werk die nooit is opgeschreven en daardoor alleen door jou kan worden gedaan. Hoe die ontstaat en wat hij kost.
Documentatieschuld is al het werk in je bedrijf dat wel gedaan wordt maar nergens beschreven staat. Net als bij een lening betaal je er rente over: elke keer dat de taak voorbijkomt, kost hij uitleg, controle of een correctie. De schuld valt niet op zolang jij hem zelf aflost, en wordt pas zichtbaar op het moment dat iemand anders het werk moet overnemen.
Een achterstand loop je in. Een schuld groeit door zolang je hem niet aflost. Elke nieuwe werkwijze die je bedenkt en niet opschrijft, elke uitzondering die je stilzwijgend maakt, komt op de stapel. De rente betaal je in de vorm van vragen, hersteltijd en werk dat terugkomt.
Vrijwel nooit door nalatigheid. Hij ontstaat doordat het sneller lijkt om het zelf even te doen dan het uit te leggen, en dat klopt ook, één keer. Vanaf de tweede keer klopt het niet meer, maar dan is de gewoonte er al.
Drie dingen tegelijk: je kunt geen werk overdragen zonder eerst te reconstrueren hoe het gaat, je kunt niets automatiseren omdat er geen proces is om te automatiseren, en je kunt niet weg zonder dat er iets stilvalt. Documentatieschuld is daarmee de directe oorzaak van de founder bottleneck, niet een bijverschijnsel ervan.
Niet met een documentatieproject waarin alles tegelijk moet. Wel taak voor taak, op het moment dat een taak toch al voorbijkomt: schrijf mee terwijl je hem doet. Zo betaal je alleen af voor werk dat echt terugkeert, en veroudert er niets dat niemand gebruikt.
Hoe leg ik deze taak vast?
Maak van een terugkerende taak een eerste, aanpasbare werkinstructie. Duurt 3 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Werkinstructiegenerator →Of bekijk de Startklaar-score: ben ik er klaar voor om werk over te dragen?
Eén taak is genoeg om te beginnen. De taak die je als eerste overdraagt, is de taak die je als eerste opschrijft. De rest volgt op het ritme waarin werk echt verhuist.
De eerste versie jij, tijdens het werk. De tweede versie degene die het overneemt. Die merkt precies waar jouw beschrijving gaten heeft, en wordt daarmee ook de eigenaar van het document.
De Weekscan legt je week uit in 40 blokken van een uur en geeft elk blok één keuze: houden, delegeren, automatiseren of schrappen.
5 minuten · geen account · gratis