SOP voor inkoop en leveranciers

Waarom een bedrag beter werkt dan een regel

Een grens die je in één zin kunt uitspreken, wordt gebruikt. Een regel met voorwaarden en uitzonderingen leidt tot twijfel, en twijfel leidt tot een vraag aan jou. Als je maar één ding uit dit artikel overneemt, laat het dan de bestelgrens zijn.

Wat je ermee ophaalt naast tijd

Inzicht. Zodra bestellingen via een vaste route lopen, is voor het eerst zichtbaar wat er structureel uitgaat en bij wie. Dat is vrijwel altijd de aanleiding voor een aantal snelle besparingen, niet omdat er verspild werd, maar omdat niemand het totaalbeeld had.

De norm die je afspreekt

Elke bestelling hoort bij een bekende leverancier of heeft akkoord, en elke inkoopfactuur is gekoppeld aan een bestelling. Twee controleerbare feiten, zonder dat jij inhoudelijk hoeft mee te kijken.

Stap voor stap

1. 1. Zet een bestelgrens per rolBijvoorbeeld: tot een vast bedrag per bestelling zelf beslissen, daarboven jouw akkoord. Dit is de enige ingreep die de meeste vragen wegneemt. Zonder bedrag wordt "gewoon even overleggen" de norm en ben jij het inkoopkanaal.
2. 2. Maak een vaste leverancierslijstPer categorie één voorkeursleverancier en een alternatief, met de afgesproken condities erbij. Daarmee vervalt de keuze bij elke bestelling, en dat is precies waar de tijd in gaat zitten, niet in het bestellen zelf.
3. 3. Leg de bestelroute vastWaar wordt besteld, wie ontvangt de bevestiging, wie controleert de levering en wie koppelt de factuur aan de bestelling. Dat laatste is de stap die het vaakst ontbreekt en tot dubbele of onterechte betalingen leidt.
4. 4. Zet contracten en opzegtermijnen op één plekEén overzicht met per leverancier de looptijd, de opzegtermijn en de eerstvolgende verlengdatum, met een herinnering een maand van tevoren. Abonnementen die stilzwijgend verlengen zijn een van de stillere kostenposten in kleine bedrijven.
5. 5. Spreek een controlemoment afTwee keer per jaar de lijst langs: wat gebruiken we niet meer, waar betalen we te veel, welk contract loopt af. Een half uur per keer, met een eigenaar die niet jij hoeft te zijn.
6. 6. Leg vast wie contact heeft met welke leverancierEén aanspreekpunt per leverancier, ook als het klein is. Anders lopen afspraken via verschillende mensen en is niet meer te achterhalen wat er is toegezegd.

Veelgemaakte fouten

• Geen bestelgrens afspreken, waardoor elke uitgave langs de ondernemer gaat.
• Contracten alleen in de mailbox bewaren, waardoor opzegtermijnen ongemerkt verstrijken.
• Per bestelling opnieuw leveranciers vergelijken voor bedragen waarbij dat de moeite niet loont.
• Facturen betalen zonder ze aan een bestelling te koppelen.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Wie mag er bestellen in mijn bedrijf?
• Hoe houd ik overzicht over leveranciers en contracten?

Begrippen op deze pagina

• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• Escalatieregel — De vooraf vastgelegde afspraak wanneer iemand een taak moet doorgeven in plaats van zelf afmaken.
• Delegatie — Het overdragen van een taak inclusief verantwoordelijkheid, kwaliteitsnorm en beslisruimte aan iemand anders.

Veelgestelde vragen