De vorm hangt af van hoe vaak de taak verandert en of iemand hem tijdens het werk moet raadplegen.
Tekst voor alles wat iemand tijdens het werk moet kunnen raadplegen, video voor het eenmalig laten zien hoe iets voelt, screenshots alleen voor stappen waar de juiste knop echt niet te beschrijven is. De vuistregel: hoe vaker iets verandert, hoe minder beeld je gebruikt, want beeld veroudert het snelst en is het duurst om bij te werken.
Tekst als het document, met bij de twee of drie echt lastige stappen een korte opname ernaast. De tekst blijft de bron (daar staan de stappen, de norm en de escalatieregel in), en de opname is een hulpmiddel bij één stap. Zo blijft bijwerken goedkoop en is de instructie toch te volgen.
Een video van twintig minuten is snel gemaakt en vrijwel niet te gebruiken. Wie halverwege iets wil opzoeken, moet scrubben. Wie een detail wil corrigeren, moet opnieuw opnemen. En de norm (het enige deel dat bepaalt of werk terugkomt) belandt er zelden in, omdat je die tijdens het voordoen niet uitspreekt.
Ze maken een document overzichtelijk en ze zijn bij elke interfacewijziging waardeloos. Gebruik ze spaarzaam: alleen waar een element niet te benoemen is. Voor de rest is "klik linksboven op Instellingen" net zo duidelijk en blijft het jaren kloppen.
| Tekst | Video of schermopname |
|---|---|
| Iemand moet de instructie tijdens het werk erbij kunnen houden. | Het gaat om een eenmalige kennismaking met een systeem of een handeling. |
| De taak verandert af en toe en het document moet meebewegen. | De volgorde is lastig te beschrijven maar makkelijk voor te doen. |
| De instructie moet doorzoekbaar zijn. | De taak is stabiel en verandert het komende jaar niet. |
| Er moet een norm en een escalatieregel in staan. | Je wilt snel iets vastleggen en hebt geen tijd om te schrijven. |
| Tekst | Screenshots | Video | |
|---|---|---|---|
| Maken kost | Gemiddeld | Veel | Weinig |
| Bijwerken kost | Weinig | Veel | Veel, opnieuw opnemen |
| Tijdens het werk te gebruiken | Ja | Ja | Nee, je moet stoppen en kijken |
| Doorzoekbaar | Ja | Beperkt | Nee, tenzij met transcript |
| Geschikt voor de norm en escalatie | Ja | Nee | Beperkt |
| Veroudert | Langzaam | Snel bij elke interfacewijziging | Snel bij elke interfacewijziging |
Hoe leg ik deze taak vast?
Maak van een terugkerende taak een eerste, aanpasbare werkinstructie. Duurt 3 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Werkinstructiegenerator →Neem jezelf dan op terwijl je de taak doet en laat die opname omzetten naar tekst. Je levert dan wel de inhoud maar niet het schrijfwerk, en je houdt een document over dat je kunt bijwerken.
Een half A4 per taak is een goede richtlijn. Wordt het langer, dan is het meestal geen instructie meer maar een handleiding voor meerdere taken tegelijk, splits hem dan op.
Het Playbook zet je Weekscan om in werkinstructies, een functieomschrijving, een proefopdracht, kwaliteitsnormen en een plan voor de eerste 30 dagen. Je begint niet bij een leeg document.
€ 79 eenmalig · 14 dagen geld terug