Mensen onderbreken je niet uit onwil, maar omdat het de enige route is die werkt. Elke onderbreking is een beslissing die niemand anders mag nemen, een antwoord dat nergens staat, of toegang die iemand niet heeft. Los die drie op en het aantal onderbrekingen daalt binnen twee weken zichtbaar - zonder dat iemand zich anders hoeft te gedragen.
Je kunt onderbrekingen niet oplossen zolang je ze op gevoel bespreekt. Noteer tien werkdagen lang elke onderbreking met vier dingen: wie, wat, hoe lang, en welke beslissing die persoon nodig had.
Bijna iedereen die dit doet, schrikt van hetzelfde: het zijn er minder soorten dan gedacht. Drie of vier oorzaken zijn samen goed voor het grootste deel van het volume.
Spreek af dat alles wat niet urgent is, wordt verzameld in één bericht op een vast moment per dag. Met daarbij per vraag het antwoord dat diegene zélf zou geven.
Jij antwoordt "ja" of je corrigeert. Dat kost je tien minuten in plaats van de hele dag, en het leert de ander oordelen in plaats van vragen. Na twee weken is het merendeel van de vragen verdwenen, omdat het eigen antwoord al goed was.
Blokken in je agenda helpen pas als de drie oorzaken hierboven zijn aangepakt. Doe je het andersom, dan schuif je de onderbrekingen op naar het moment dat het blok afloopt, en voelt het alsof plannen niet werkt.
Eerst de oorzaak weghalen, dan pas de tijd beschermen. In die volgorde blijft het staan.
Nee. Meteen antwoorden leert mensen meteen te vragen. Een voorspelbaar moment per dag is binnen twee weken sneller voor jullie allebei.
Dat is meestal slechter. Stilte betekent vaak gokken. Vraag uitdrukkelijk naar uitzonderingen en vastlopers in de wekelijkse terugkoppeling.
Ja, met dezelfde drie oorzaken. Een klant onderbreekt omdat hij niet weet waar iets staat, niet weet wanneer hij iets hoort, of niemand anders heeft om het aan te vragen.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.