"Ik heb het geprobeerd en het werkte niet" is bijna nooit een mensenprobleem. Het zijn acht herkenbare patronen: taken overdragen in plaats van uitkomsten, niets opgeschreven, de verkeerde eerste taak, geen kwaliteitsgrens, de beslissingen zelf houden, geen afspraak over wanneer iemand bij je aanklopt, geen vast ritme van terugkoppelen, en het werk terugpakken na één fout.
Gaat er iets mis, repareer dan de werkinstructie in plaats van de taak terug te nemen. Eén fout legt meestal precies één ontbrekende regel in het proces bloot.
Terugnemen voelt als grip. Het is het tegenovergestelde: je garandeert daarmee dat je het voor altijd zelf blijft doen.
De meeste terugkerende uren, de laagste schade als het misgaat, de duidelijkste invoer. Inbox sorteren, afspraken plannen en terugkerende rapportages voldoen daar bijna altijd aan.
Prijsgesprekken met klanten en communicatie als er iets mis is, voldoen daar nooit aan. Daar begin je niet.
In week één en twee: meerdere per week. Bij een taak die is opgeschreven, richting nul in week vier.
Blijft het aantal correcties hangen in plaats van dalen, dan is de werkinstructie de verdachte, niet de persoon.
Dat komt voor. Maar beoordeel het pas tegen een vastgelegd proces, een afgesproken kwaliteitsgrens en een eerlijke inwerkperiode. Zonder die drie kun je een mensenprobleem niet van een systeemprobleem onderscheiden.
Ja, in de werkinstructie. Zoek de regel die ontbrak, schrijf hem op, en laat de taak waar hij is.
Bij een opgeschreven taak twee tot vier weken. Wordt de documentatie pas tijdens het inwerken gemaakt, dan langer.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.