Werk dat terugkomt, er elke keer hetzelfde uitziet en geen oordeel van jou nodig heeft, kan weg. Weeg elke terugkerende taak op drie assen: hoeveel verschil maakt het dat jij het doet, hoe voorspelbaar is het, en zou een regel of een systeem het kunnen. Laag op de eerste as en hoog op de andere twee betekent automatiseren. Laag op de eerste, hoog op voorspelbaarheid maar met rommelige invoer betekent overdragen aan een mens. Hoog op de eerste as betekent houden, ook als het veel tijd kost.
Geef elke terugkerende taak een cijfer van 1 tot 5 op drie vragen. Eigenaarswaarde: verandert de uitkomst echt omdat jij het doet? Herhaalbaarheid: ziet het er elke keer hetzelfde uit? Automatiseerbaarheid: zou een regel of een systeem dit kunnen?
Je hebt geen ingewikkelder model nodig. Drie cijfers per taak, een half uur voor je hele week, en de stapel valt vanzelf in vieren uiteen.
| Eigenaarswaarde | Herhaalbaarheid | Invoer | Beslissing |
|---|---|---|---|
| Laag | Hoog | Netjes en digitaal | Automatiseren |
| Laag | Hoog | Rommelig, wisselend | Delegeren |
| Hoog | Maakt niet uit | Maakt niet uit | Houden |
| Laag | Laag | Maakt niet uit | Schrappen |
Dit is geen wet, maar de volgorde klopt opvallend vaak. Ze scoren alle vijf laag op eigenaarswaarde en hoog op herhaling, en ze kosten samen meestal meer uren dan iemand vooraf denkt.
Prijzen en positionering. Het gesprek waarin de deal valt. Samenwerkingen. De richting van je aanbod. En alles waarbij het de bedoeling is dat jij het bent.
Maar let op wat daar omheen zit: het plannen, het voorbereiden, de aantekeningen, de uitwerking en de opvolging. Dat is bijna altijd meer werk dan het gesprek zelf, en dat kan wél weg.
Het ligt zelden aan de persoon. Het ligt aan een taak die wordt overgedragen zonder afgesproken uitkomst, zonder vastgelegd proces, zonder toegang tot de systemen en zonder afgesproken kwaliteitsgrens.
Schrijf vóór je iets overdraagt drie dingen op: wat "goed gedaan" betekent, op welk ritme iets af moet zijn, en welke uitzonderingen bij jou terugkomen. Dat is tien minuten werk en het scheelt maanden.
Vijf tot acht uur per week, verdeeld over één of twee soorten werk. Genoeg om verschil te maken, klein genoeg om bij te sturen als het proces nog niet klopt.
Is de taak volledig in regels te vatten en is de invoer al digitaal en netjes? Automatiseren. Moet er iets geïnterpreteerd worden, of is de invoer rommelig? Dan een mens, en de losse stukken eromheen automatiseer je later.
Eén keer wel. De twintigste keer niet. Een taak die wekelijks terugkomt en een uur documentatie kost, levert ongeveer veertig uur per jaar op. Vergelijk met de herhaling, niet met vandaag.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.