Delegeren: de complete gids voor ondernemers met een klein team

Delegeren is niet uitdelen

Bij uitdelen geef je een handeling weg en houd je het oordeel. Dan blijf je in de keten: alles komt langs jou voordat het de deur uit mag. Bij delegeren verhuist ook de norm waaraan het werk moet voldoen, plus de ruimte om binnen grenzen zelf te beslissen.

Wat je overdraagt is een resultaat, geen takenlijst

Een takenlijst maakt iemand afhankelijk van jouw volgende instructie. Een resultaat ("de facturen van vorige maand staan uiterlijk de 5e verstuurd en de openstaande posten staan in het overzicht") maakt iemand eigenaar. Het verschil bepaalt of je volgende week weer meekijkt.

De vier onderdelen van een goede overdracht

• Resultaat: wat er klaar moet zijn, en wanneer.
• Werkwijze: de stappen, met de uitzonderingen die je zelf altijd maakt.
• Norm: waaraan je ziet dat het goed is, zonder het over te doen.
• Escalatie: wanneer iemand jou wél moet vragen, met bedragen, termijnen of klantsituaties erbij.

Wat het kost voordat het oplevert

Reken op een half uur schrijven per taak en twee tot drie weken waarin het nog niet soepel gaat. Wie dat niet inplant, trekt na een week de conclusie dat het niet werkt, precies op het moment dat het nog hoort te schuren.

Zo pak je het aan

1. 1. Kies de taakVeel uren, weinig founderwaarde, weinig schade als het een keer misgaat. Inbox, agenda, research, facturatievoorbereiding en eerstelijnsvragen scoren hier bijna altijd goed op.
2. 2. Leg hem vast terwijl je hem uitvoertDoe de taak één keer en schrijf mee. Dat is sneller en completer dan achteraf uit je hoofd.
3. 3. Spreek de norm afEén tot drie meetbare punten. Meer dan drie wordt een beoordeling, en dat is jouw werk niet meer als het eenmaal loopt.
4. 4. Draag over in drie rondesJij doet het voor, jullie doen het samen, hij doet het en jij kijkt achteraf. Daarna alleen nog het resultaat.
5. 5. Evalueer na 30 dagen op het documentElke vraag die je kreeg, hoort als antwoord in de instructie te staan. Dan krijg je hem niet nog eens.

Veelgemaakte fouten

• Uitleggen zonder vastleggen. Mondelinge uitleg is één keer geldig en verdwijnt bij de eerste uitzondering.
• Geen escalatieregel. Dan krijg je alles óf niets te horen, allebei verkeerd.
• Corrigeren in het werk in plaats van in de instructie. Dan repareer je één keer in plaats van voor altijd.
• Te snel oordelen. De eerste twee weken zeggen weinig over de geschiktheid van de persoon.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Wat heb ik nodig voordat ik kan delegeren?
• Waarom werkt delegeren bij mij niet?

Begrippen op deze pagina

• Delegatie — Het overdragen van een taak inclusief verantwoordelijkheid, kwaliteitsnorm en beslisruimte aan iemand anders.
• Escalatieregel — De vooraf vastgelegde afspraak wanneer iemand een taak moet doorgeven in plaats van zelf afmaken.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• KPI — Het afgesproken getal waaraan je ziet of gedelegeerd werk goed gaat, zonder het werk zelf te controleren.
• Micromanagement — Het blijven sturen op de uitvoering van werk dat je formeel hebt overgedragen.

Veelgestelde vragen