Hoe werk ik een VA in?

Waarom vragen geen probleem zijn in week één

In de eerste week horen er veel vragen te komen. Dat is inwerken. Het wordt een probleem als dezelfde vraag in week vier nog komt, dan ontbreekt er een instructie, en is het antwoord opschrijven in plaats van beantwoorden.

De proefopdracht vóór de samenwerking

Een betaalde opdracht van twee tot vier uur die lijkt op het echte werk, met een vooraf bekend beoordelingsmodel. Kijk niet alleen naar het resultaat, maar naar hoe iemand omgaat met een onduidelijkheid: vraagt hij op het juiste moment, of vult hij stilletjes iets in?

Vertrouwen op afstand

Vertrouwen ontstaat uit voorspelbaarheid, niet uit contactfrequentie. Een vast wekelijks kwartier met dezelfde drie vragen doet meer dan de hele dag bereikbaar zijn via chat.

Stap voor stap

1. Dag 1: toegang en kaderRegel toegang tot de systemen die bij de eerste taak horen, met een eigen account. Geen gedeelde wachtwoorden. Leg uit wat het bedrijf doet, wie de klanten zijn en wat er absoluut nooit zonder jou de deur uit mag.
2. Week 1: één taak, samenKies de eenvoudigste van je lijst. Doe hem één keer voor terwijl je opneemt of meeschrijft. Laat hem twee keer uitvoeren met jou ernaast.
3. Week 2: zelfstandig met terugkoppelingHij voert uit, jij kijkt achteraf. Bespreek alleen het verschil met de norm. Repareer bij elk verschil de instructie.
4. Week 2 tot 4: één taak per week erbijSteeds hetzelfde ritme. Na vier weken draaien er drie tot vier taken en bestaat er een instructiemap die je voor de volgende persoon kunt hergebruiken.
5. Dag 30: evaluatie op het procesWelke vragen kwamen herhaald terug? Welke instructie ontbrak? Wat kwam er terug bij jou en waarom? Pas dáár beoordeel je de samenwerking.

Veelgemaakte fouten

• Alles in één week uitleggen. Wat in week één wordt verteld en pas in week vijf nodig is, is tegen die tijd weg.
• Gedeelde wachtwoorden gebruiken. Dat is bij vertrek een probleem dat je niet wilt hebben.
• Alleen mondeling inwerken, waardoor dezelfde uitleg bij de volgende persoon opnieuw moet.
• Geen proefopdracht doen en pas na twee maanden ontdekken dat het werk niet past.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Wat doe ik in de eerste week met een nieuwe assistent?

Begrippen op deze pagina

• Onboarding — Het gestructureerde inwerktraject waarmee iemand van dag één naar zelfstandig werken gaat.
• Proefopdracht — Een betaalde, afgebakende opdracht waarmee je iemands werk beoordeelt vóór je een vaste samenwerking aangaat.
• Virtual assistant (VA) — Een externe medewerker die op afstand terugkerend werk overneemt, meestal op uur- of maandbasis.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• Escalatieregel — De vooraf vastgelegde afspraak wanneer iemand een taak moet doorgeven in plaats van zelf afmaken.

Veelgestelde vragen