Een virtual assistant inschakelen: de complete gids

Wat een VA wel en niet is

Een virtual assistant voert op afstand terugkerend werk uit, meestal op uur- of maandbasis. Wat een VA niet doet, is bepalen hoe het werk zou moeten gaan. Wie dat verwacht, huurt feitelijk een manager in tegen assistenttarief en is teleurgesteld binnen een maand.

Het werk dat zich het beste leent

• Inbox en eerstelijnsmail volgens vaste antwoorden.
• Agenda, afspraken en reisvoorbereiding.
• Facturen versturen, nabellen en de administratie voorbereiden.
• Terugkerende research: leads, leveranciers, marktinformatie.
• Het administratieve deel van klantonboarding.
• Contentproductie na jouw input: uitwerken, plannen, publiceren.

Waarom de voorbereiding het verschil maakt

De eerste weken van een samenwerking bepalen of iemand zelfstandig wordt of afhankelijk blijft. Met vastgelegd werk leest iemand na; zonder vastgelegd werk vraagt iemand. Dat verschil is na drie maanden het verschil tussen vijf uur winst en vijf uur extra werk.

De kosten in verhouding

Naast het uurtarief betaal je eenmalig voorbereiding en inwerken, en doorlopend een kleine aansturingslast. Reken die mee, anders lijkt het rendement hoger dan het is. Wat er tegenover staat is niet alleen de bespaarde uren, maar vooral het werk dat je daarmee eindelijk wél kunt doen.

Zo pak je het aan

1. 1. Maak de takenlijst voordat je zoektWelke taken, hoeveel uur per week, welk resultaat. Zonder die lijst weet je niet wie je zoekt en kun je niemand beoordelen.
2. 2. Schrijf de functieomschrijving uit de lijstConcrete taken, verwachte uren, benodigde systemen en talen, en het resultaat na 30 dagen.
3. 3. Selecteer op werk, niet op cvEen betaalde proefopdracht die op het echte werk lijkt, zegt meer dan elk gesprek.
4. 4. Werk in met documenten, niet met gesprekkenElke uitleg die je geeft, hoort eerst in een instructie te staan. Dan hoef je hem één keer te geven.
5. 5. Spreek meetpunten en escalatie afEén tot drie getallen, en de grens waarbinnen zelfstandig beslissen mag.
6. 6. Evalueer op dag 30Wat kwam er terug bij jou, welke vragen kwamen herhaald terug, welke instructie ontbrak?

Veelgemaakte fouten

• Zoeken voordat het werk is beschreven.
• Starten met vijf taken tegelijk.
• Alleen losse handelingen weggeven en zelf de coördinatie houden.
• Geen proefopdracht doen, waardoor een mismatch pas na maanden blijkt.
• Verwachten dat iemand jouw bedrijf zelf doorgrondt.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Waar begin ik met een VA?
• Hoe zorg ik dat een VA niet meer tijd kost dan hij oplevert?

Begrippen op deze pagina

• Virtual assistant (VA) — Een externe medewerker die op afstand terugkerend werk overneemt, meestal op uur- of maandbasis.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• Onboarding — Het gestructureerde inwerktraject waarmee iemand van dag één naar zelfstandig werken gaat.
• Proefopdracht — Een betaalde, afgebakende opdracht waarmee je iemands werk beoordeelt vóór je een vaste samenwerking aangaat.
• KPI — Het afgesproken getal waaraan je ziet of gedelegeerd werk goed gaat, zonder het werk zelf te controleren.

Veelgestelde vragen