Je schrijft het niet op uit je hoofd - dat is precies waarom het er nooit van komt. Je neemt de taak één keer op terwijl je hem doet en hardop vertelt wat je doet. Degene die de taak overneemt maakt daar de eerste versie van. Jouw werk krimpt tot tien minuten nakijken, en tien minuten nakijken is werk dat je wél doet.
Vastleggen voelt onmogelijk omdat je je voorstelt dat je gaat schrijven. Schrijven over werk dat je al twintig jaar op gevoel doet, is zwaar en saai, dus het schuift door.
Kennis die alleen in één hoofd zit, kun je niet overdragen. Je kunt er alleen naar gevraagd worden. Dat is het verschil tussen iemand die je helpt en iemand die je elke dag onderbreekt.
Het grote voordeel zit niet in de tijd. Het zit erin dat degene die het werk gaat doen de instructie schrijft, en daarmee dwingt om te snappen wat hij ziet.
Kies je drie meest herhaalde taken. Niet je moeilijkste, niet je belangrijkste: je meest herhaalde.
Eén dag opnemen en uitwerken haalt honderden uren aan identieke antwoorden weg in de jaren erna. En het maakt elke volgende overdracht goedkoper, omdat het patroon er dan staat.
Zet een wachtwoordkluis op met gedeelde kluizen, plus één eenvoudig overzicht: elk systeem, waar het voor is, en waar de toegang staat.
Eén uur ordenen haalt honderden onderbrekingen weg, permanent. Dit is de goedkoopste van alle stappen en tegelijk degene die het vaakst wordt overgeslagen.
Je schrijft ze ook niet. Degene die de taak gaat doen schrijft de eerste versie, uit een opname van jou die de taak één keer doet. Jij besteedt er tien minuten aan.
Dan splits je het in een beslissing en een uitvoering. De beslissing is inderdaad elke keer anders en blijft bij jou. De stappen eromheen zijn dat zelden, en die kunnen wel vastgelegd worden.
Tekst met een opname eronder. Tekst is doorzoekbaar en snel te scannen; de opname draagt de nuance voor de eerste keren.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.