Een checklist is voor iemand die het werk al kan en niets mag vergeten. Een werkinstructie is voor iemand die het werk nog niet kan en het moet kunnen uitvoeren zonder jou. Verwissel je ze, dan krijg je het klassieke probleem: iemand met een lijstje afvinkpunten die bij elk punt moet vragen wat er precies bedoeld wordt.
| Checklist | Werkinstructie | |
|---|---|---|
| Voor wie | Iemand die het werk al kan | Iemand die het nog moet leren |
| Wat het doet | Voorkomt dat er iets wordt overgeslagen | Legt uit hoe het werk gedaan wordt |
| Lengte | Een half A4, afvinkbaar | Zo lang als nodig, met stappen |
| Wanneer gebruikt | Tijdens het werk | Bij de eerste keren, en als naslag |
| Faalt wanneer | De uitvoerder mist context | Niemand houdt hem bij |
Draag je werk over aan iemand die het nog nooit gedaan heeft? Dan begin je met een werkinstructie. Een checklist zonder onderliggende instructie levert iemand op die vraagt wat elk punt betekent - dat zijn precies de dagelijkse vragen waar je vanaf wilde.
Doet iemand het werk al maanden en gaat het af en toe mis op hetzelfde punt? Dan is een checklist genoeg. De kennis zit er al; wat ontbreekt is een geheugensteun op het juiste moment.
Eén werkinstructie per terugkerende taak, met onderaan een checklist van vijf tot tien punten voor de dagelijkse uitvoering.
De instructie wordt na de inwerkperiode nog zelden gelezen. De checklist blijft elke keer in gebruik. Samen dekken ze zowel het leren als het onthouden.
Een checklist schrijven omdat een werkinstructie te veel werk lijkt. Het resultaat is een document dat er af uitziet en niets overdraagt.
Als je de instructie te veel werk vindt, is de oplossing niet korter schrijven maar anders schrijven: neem jezelf één keer op terwijl je het doet en laat degene die het overneemt de eerste versie maken.
Nee. Voor eenvoudige, zelden veranderende taken is een checklist genoeg. Voor alles wat je echt overdraagt, begin je met een werkinstructie.
Zo lang als nodig om hem zonder jou uit te kunnen voeren, en geen zin langer. Dat is bijna altijd korter dan mensen vrezen: één tot twee pagina's met genummerde stappen.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.