Deel nooit je eigen inloggegevens - niet omdat je iemand niet vertrouwt, maar omdat je daarna niet meer kunt zien wie wat gedaan heeft en je bij vertrek alles moet omzetten. Geef in plaats daarvan een eigen account, met de minste rechten waarmee het werk kan, via een wachtwoordkluis, en schrijf de vertrekprocedure op vóórdat je hem nodig hebt.
Eén overzicht met per systeem: waar het voor is, wie toegang heeft, met welke rol, en wie die toegang geeft of intrekt.
Dit kost een uur en het doet twee dingen tegelijk: het haalt honderden onderbrekingen weg over inloggegevens, en het is meteen je vertreklijst als iemand stopt.
Schrijf op de dag dat iemand begint al op wat er gebeurt als hij stopt: welke toegang wordt ingetrokken, in welke volgorde, wie dat doet, en binnen hoeveel uur.
Dit voelt ongemakkelijk om op dag één te regelen en het is precies daarom dat het anders nooit gebeurt. Een vertrek is bijna nooit gepland.
Werkt iemand met gegevens van jouw klanten, dan heb je een verwerkersafspraak nodig en moet je kunnen uitleggen waar die gegevens staan.
Dat is geen formaliteit: het is de vraag die je krijgt zodra een klant ernaar vraagt, en het antwoord "dat weet ik niet precies" is duur. Leg vast welke gegevens de persoon ziet, waar ze worden opgeslagen, en hoe lang.
Het kost een uur om op te zetten en het bespaart dat uur in de eerste maand al terug aan vragen over inloggegevens. Het is de goedkoopste stap in deze hele kennisbank.
Juist dan. Tijdelijke toegang die blijft bestaan is het meest voorkomende gat. Zet bij het aanmaken meteen een einddatum in je agenda.
De Freedom Scan loopt je week langs, geeft elke taak een van de vier beslissingen en telt de uren die je kunt terugkrijgen. Vijf tot zeven minuten, geen gesprek, geen verkooppraatje achteraf.