Bedrijfsautomatisering voor kleine bedrijven: de complete gids

Wat automatisering wel en niet is

Automatiseren betekent dat een vastgelegd proces wordt uitgevoerd zonder dat iemand een handeling doet. Het vervangt de handeling, niet het oordeel. Alles wat om een afweging of een uitzondering vraagt, houdt een mens in de lus, vandaar dat elke goede automatisering een escalatieregel kent.

Het verschil met digitaliseren

Digitaliseren is hetzelfde werk in een scherm in plaats van op papier. Automatiseren is dat het werk zichzelf doet. Veel bedrijven denken geautomatiseerd te zijn terwijl ze gedigitaliseerd zijn: het formulier is online, maar iemand tikt de gegevens nog steeds over.

Waar de winst zit in een klein bedrijf

• Gegevens overtypen tussen systemen.
• Standaardberichten versturen op een vast moment.
• Herinneringen: facturen, afspraken, opvolging.
• Overzichten en rapportages die elke week op dezelfde manier worden gemaakt.
• Aanmaken van mappen, projecten en toegang bij een nieuwe klant.
• Sorteren en routeren van binnenkomend werk.

Wat het kost

Automatiseren kost vooraf tijd om het proces uit te schrijven en te bouwen, en daarna doorlopend onderhoud plus licenties. Onderhoud wordt bijna altijd vergeten, en het is precies wat bepaalt of een automatisering na een jaar nog draait.

Zo pak je het aan

1. 1. Kies het procesHoog volume, altijd hetzelfde, volledig digitaal, fouten zichtbaar en herstelbaar. Niet: het proces waar je het meest de pest aan hebt.
2. 2. Schrijf het uitStap voor stap, inclusief elke uitzondering. Een proces dat je niet kunt uitschrijven, kun je niet automatiseren. Dat is geen softwareprobleem maar een kennisprobleem.
3. 3. Bepaal de grensWelke stap doet software, waar komt een mens in de lus? Alles wat geld verstuurt, iets naar een klant stuurt of iets publiceert, krijgt standaard een goedkeuringsstap.
4. 4. Bouw klein en test met echte gevallenDraai hem een week mee naast het handmatige proces. Vergelijk de uitkomsten. Pas daarna zet je het handmatige proces uit.
5. 5. Spreek af wie het merktEen automatisering die stilstaat, geeft geen seintje. Wijs een eigenaar aan en zorg dat er een melding komt bij een fout, anders ontdek je het pas via een klant.

Veelgemaakte fouten

• Beginnen met de tool in plaats van met het proces.
• Een proces automatiseren dat nog elke maand verandert.
• Iets automatiseren dat je had moeten schrappen.
• Geen eigenaar en geen foutmelding, waardoor stilstand onzichtbaar is.
• Alles in één keer bouwen, waardoor je bij een fout niet weet welke stap het was.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Waar begin ik met automatiseren?
• Wat kan ik in mijn bedrijf automatiseren?

Begrippen op deze pagina

• Automatisering — Een vastgelegd proces dat zonder menselijke handeling wordt uitgevoerd door software.
• Workflow — De vaste volgorde van stappen, eigenaren en voorwaarden waarmee een stuk werk van begin tot eind loopt.
• Mens in de lus — Een expliciete stap waarin een mens goedkeurt of corrigeert voordat een geautomatiseerde actie definitief wordt.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• De vier beslissingen — Elke taak krijgt precies één primaire beslissing: houden, delegeren, automatiseren of schrappen.

Veelgestelde vragen