Wanneer een mens het werk moet doen en wanneer software het overneemt, met een beslismatrix per taak.
Automatiseer werk dat elke keer hetzelfde verloopt, digitaal is en geen oordeel vraagt. Delegeer werk met variatie, contact of afwegingen die je wel kunt uitleggen maar niet in regels kunt vangen. Twijfel je, dan is de taak meestal nog niet goed genoeg beschreven om te automatiseren, en is delegeren de snellere route.
De meeste taken worden uiteindelijk allebei: een mens doet het deel met oordeel, software doet de rest. Facturatie is daar het schoolvoorbeeld van, herinneringen gaan automatisch, het gesprek bij dertig dagen te laat doet een mens.
Beide routes beginnen bij dezelfde stap: opschrijven hoe het werk gaat. Een instructie voor een mens en een specificatie voor een automatisering zijn grotendeels hetzelfde document. Dat is de reden dat vastleggen nooit verloren werk is, welke kant je daarna ook kiest.
| Delegeren aan een mens | Automatiseren met software |
|---|---|
| Er zit variatie in: elke klant of situatie is net anders. | De stappen zijn elke keer identiek. |
| Er is contact met klanten of leveranciers. | Alles gebeurt in systemen die met elkaar kunnen praten. |
| Er moet af en toe een afweging worden gemaakt. | Er is een duidelijke regel voor elke uitzondering. |
| Het proces verandert nog regelmatig. | Het volume is hoog genoeg om de bouw terug te verdienen. |
| Volume is te klein om bouwkosten terug te verdienen. | Fouten zijn zichtbaar en herstelbaar. |
| Delegeren | Automatiseren | |
|---|---|---|
| Kost vooraf | Instructie schrijven + inwerken | Proces beschrijven + bouwen |
| Kost doorlopend | Uurtarief of salaris | Onderhoud en licentiekosten |
| Omgaan met uitzonderingen | Sterk, mits beslisruimte | Alleen wat is voorzien |
| Schaalt bij meer volume | Lineair: meer werk is meer uren | Vrijwel gratis |
| Snelheid van invoeren | Dagen tot weken | Weken |
| Risico | Verloop, ziekte, inwerken | Stilletjes stukgaan bij een wijziging |
Sorteren, labelen en standaardantwoorden: automatiseren. De vijf mails per dag die een echt antwoord vragen: houden of delegeren.
Samenstellen uit vaste blokken en versturen: automatiseren. De prijs bepalen bij een afwijkende opdracht: houden.
Welkomstmail, toegang regelen, mappen aanmaken: automatiseren. Het kennismakingsgesprek: delegeren of houden.
Wat moet er met deze taak gebeuren?
Moet je deze taak houden, delegeren, automatiseren of schrappen? Duurt 2 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Automatiseringscalculator →Of bekijk de Delegatiecalculator: welk werk kan van mijn bord af?
Leg het proces vast en delegeer het eerst. Zodra het volume stijgt en het proces stabiel is, heb je de beschrijving al liggen die de bouw mogelijk maakt.
Voor werk met variatie schuift de grens inderdaad op, omdat taalmodellen ook met afwijkende input overweg kunnen. De grens die blijft, zit bij onomkeerbare acties: daar hoort een mens die goedkeurt.
Delegeren, automatiseren, schrappen of zelf houden, de Weekscan beoordeelt jouw taken op founderwaarde, herhaalbaarheid en tijd.
5 minuten · geen account · gratis