Automatiseren · Vraag

Wat kun je automatiseren, en wat juist niet?

Vier criteria waarmee je per taak bepaalt of automatiseren zin heeft, met concrete voorbeelden uit kleine bedrijven.

Gepubliceerd 19 september 2026Door ZERO SLACK3 minuten lezen

Kort antwoord

Automatiseer werk dat vier eigenschappen heeft: het verloopt elke keer hetzelfde, het gebeurt volledig in systemen, het komt vaak genoeg voor om de bouw terug te verdienen, en een fout is zichtbaar en herstelbaar. Ontbreekt er één, dan is delegeren of houden meestal de betere keuze.

Doe de gratis Weekscan →Alle onderwerpen in de Academy →

Criterium 1, herhaalbaarheid

Verloopt de taak elke keer identiek? Bij variatie moet je per afwijking een regel bedenken, en op een gegeven moment onderhoud je meer regels dan dat je werk bespaart.

Criterium 2, digitaal

Gebeurt alles in systemen die met elkaar kunnen praten? Zodra er een telefoontje, een handtekening of een beoordeling van iets fysieks in zit, is het proces niet in zijn geheel te automatiseren, wel vaak het deel eromheen.

Criterium 3, volume

Twintig keer per maand een handeling van drie minuten is een uur. Dat is de moeite. Twee keer per maand is het niet, hoe irritant de handeling ook is.

Criterium 4, schade bij fouten

Hoe erg is het als het een keer misgaat, en merk je het op tijd? Bij onomkeerbare stappen automatiseer je de voorbereiding en laat je de laatste klik bij een mens.

Wat je bewust niet automatiseert

Prijsbeslissingen en kortingen buiten de vaste marges.
Het eerste gesprek met een nieuwe klant.
Klachten en lastige klantsituaties.
Alles wat juridisch of financieel onomkeerbaar is zonder tweede paar ogen.
Processen die je nog aan het uitvinden bent.

Voorbeelden

Facturatie

Aanmaken en versturen op basis van vastgelegde uren: automatiseren. Herinneringen op dag 7 en 14: automatiseren. Het gesprek bij dertig dagen te laat: mens.

Leadopvolging

Bevestiging, gegevens in het systeem, taak aanmaken, herinnering na drie dagen: automatiseren. Het gesprek zelf: mens.

Rapportage

Cijfers ophalen en in een vast overzicht zetten: automatiseren. De conclusie eronder: mens.

Veelgemaakte fouten

Een bestaand rommelig proces automatiseren. Je krijgt hetzelfde resultaat, alleen sneller en moeilijker te repareren.
Het hele proces willen automatiseren in plaats van de saaiste 80 procent.
Klantcommunicatie automatiseren zonder dat iemand meeleest in de eerste weken.

Reken het zelf door

Gratis gereedschap · zeroslackweek.nl

Wat moet er met deze taak gebeuren?

Moet je deze taak houden, delegeren, automatiseren of schrappen? Duurt 2 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.

Open de Automatiseringscalculator →

Of bekijk de Delegatiecalculator: welk werk kan van mijn bord af?

Begrippen op deze pagina

Automatisering — Een vastgelegd proces dat zonder menselijke handeling wordt uitgevoerd door software.
De vier beslissingen — Elke taak krijgt precies één primaire beslissing: houden, delegeren, automatiseren of schrappen.
Mens in de lus — Een expliciete stap waarin een mens goedkeurt of corrigeert voordat een geautomatiseerde actie definitief wordt.
Workflow — De vaste volgorde van stappen, eigenaren en voorwaarden waarmee een stuk werk van begin tot eind loopt.

Veelgestelde vragen

Moet ik eerst delegeren en daarna automatiseren?

Vaak is dat de snelste route: een mens legt het proces vast tijdens het uitvoeren, en die beschrijving is precies wat je nodig hebt om te bouwen. Bij eenvoudige koppelingen kun je die stap overslaan.

Wat als AI het wél aankan ondanks variatie?

Dan verschuift de grens inderdaad. Taalmodellen gaan om met afwijkende input, dus werk met variatie komt in beeld. De grens die blijft, zit bij onomkeerbaarheid: daar hoort goedkeuring door een mens.