Hoe bouw en onderhoud je een workflow?

Hoe een automatisering stukgaat

Zelden met een knal. Meestal verandert er iets kleins elders (een veldnaam, een rechtenwijziging, een nieuwe versie), en stopt er stilletjes een stap. Zonder melding merkt niemand het, tot een klant vraagt waar zijn factuur blijft.

Documenteren van de workflow

Leg vast: wat hem start, welke systemen hij raakt, welke gegevens er langskomen, wie eigenaar is, wat de terugvaloptie is. Zonder dat document is een automatisering een zwarte doos die niemand durft aan te raken zodra de bouwer weg is.

Stap voor stap

1. 1. Schrijf het proces uitTrigger, stappen, gegevens, uitzonderingen, eindresultaat. Dit is dezelfde beschrijving die je aan een mens zou geven, een SOP en een specificatie zijn grotendeels hetzelfde document.
2. 2. Markeer de goedkeuringsmomentenGeld, klantcommunicatie en publicatie krijgen standaard een mens in de lus. De rest mag door.
3. 3. Bouw één pad eerstAlleen het normale verloop. Uitzonderingen voeg je toe nadat het hoofdpad werkt, anders weet je bij een fout niet waar het misging.
4. 4. Draai een week parallelNaast het handmatige proces. Vergelijk de uitkomsten per geval. Pas als ze overeenkomen, zet je het handmatige proces uit.
5. 5. Wijs eigenaar en melding toeWie krijgt bericht als het faalt, en wat is de handmatige terugvaloptie tot het gerepareerd is? Leg dat vast op dezelfde plek als het proces.
6. 6. Zet een controle per kwartaalDraait hij nog, klopt de uitkomst nog, is het proces intussen veranderd? Tien minuten per automatisering is genoeg.

Veelgemaakte fouten

• Live gaan zonder parallel te draaien.
• Geen foutmelding instellen.
• De bouwer eigenaar laten blijven terwijl het proces van iemand anders is.
• Alle uitzonderingen meteen willen meenemen, waardoor het project blijft hangen.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Hoe zet ik een geautomatiseerd proces op?

Begrippen op deze pagina

• Workflow — De vaste volgorde van stappen, eigenaren en voorwaarden waarmee een stuk werk van begin tot eind loopt.
• Automatisering — Een vastgelegd proces dat zonder menselijke handeling wordt uitgevoerd door software.
• Mens in de lus — Een expliciete stap waarin een mens goedkeurt of corrigeert voordat een geautomatiseerde actie definitief wordt.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.
• Escalatieregel — De vooraf vastgelegde afspraak wanneer iemand een taak moet doorgeven in plaats van zelf afmaken.

Veelgestelde vragen