De definitie, wat een VA wel en niet doet, en het verschil met een medewerker, een uitzendkracht en een bureau.
Een virtual assistant is een externe medewerker die op afstand terugkerend werk voor je uitvoert, meestal als zelfstandige en op uur- of maandbasis. Het woord zegt iets over de werkvorm, niet over het niveau: er zijn VA's die alleen administratie doen en VA's die een compleet proces draaien.
Je hebt geen werkgeversrelatie, geen werkplek en meestal geen vaste uren. Je koopt uitvoering in op basis van afgesproken werk. Dat maakt starten makkelijk en stoppen ook, en het betekent dat de kwaliteit van jouw instructies zwaarder weegt dan bij een medewerker die de hele dag naast je zit.
De meeste samenwerkingen beginnen met een vast aantal uren per week en een korte proefperiode. Je werkt via je eigen systemen, met een eigen account voor de ander, en met één vast overlegmoment per week. Betaling gaat per factuur, meestal maandelijks achteraf. Omdat er geen dienstverband is, ligt de continuïteit bij jou: wie afhankelijk wordt van één persoon zonder dat het werk is vastgelegd, heeft bij ziekte of vertrek hetzelfde probleem terug.
De term suggereert een assistent die meedenkt. In de praktijk krijg je precies zoveel meedenken als de instructies toelaten. Een ervaren VA vult gaten zelf in, maar dan vult hij ze in volgens zijn eigen aannames. Wat bij klantcontact zelden is wat je bedoelde.
Uren of vast maandbedrag, opzegtermijn, wie eigenaar is van accounts en bestanden, hoe er wordt gecommuniceerd en op welke dagen, en wat er met vertrouwelijke gegevens gebeurt. Bij een zelfstandige in het buitenland hoort daar ook bij welk recht van toepassing is en hoe je facturen en btw verwerkt. Een half A4 is genoeg; niets vastleggen kost je bij het eerste meningsverschil een veelvoud.
Tien uur per week: inbox sorteren en standaardvragen beantwoorden, facturen versturen en nabellen, en de agenda beheren. Drie taken, allemaal beschreven, met één escalatieregel per taak.
Ben ik er klaar voor om werk over te dragen?
Bepaal of je bedrijf klaar is om iemand werk te laten overnemen. Duurt 2 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Startklaar-score →Alleen als het werk Nederlands klantcontact raakt of kennis van Nederlandse regelgeving vraagt. Voor research, administratie en voorbereidend werk is dat geen voorwaarde.
Een VA ís meestal een freelancer. Het verschil zit in het soort werk: een VA neemt terugkerende taken over, een freelancer levert doorgaans een afgebakend project of een specialisme.
De Weekscan legt je week uit in 40 blokken van een uur en geeft elk blok één keuze: houden, delegeren, automatiseren of schrappen.
5 minuten · geen account · gratis