Wanneer is een taak rijp voor automatisering?

De vijf voorwaarden

Loop ze langs voor de taak die je in gedachten hebt. Het kost twee minuten en voorkomt het bouwen van iets dat je binnen een half jaar weer weghaalt.

• Frequentie: hij komt minstens wekelijks terug, of vaak genoeg dat de bouwtijd zich terugverdient.
• Stabiliteit: de manier waarop hij gaat, is het afgelopen half jaar niet wezenlijk veranderd.
• Regels: je kunt de beslissingen in de taak opschrijven als "als dit, dan dat". Is er ergens een oordeel nodig dat je niet kunt uitschrijven, dan is dat het deel dat bij een mens blijft.
• Gegevens: de informatie die de taak nodig heeft, staat digitaal en is opvraagbaar.
• Foutkosten: als het misgaat, merk je het snel en is het te herstellen. Bij onzichtbare of dure fouten hoort er altijd een mens tussen.

Wat je doet als er een voorwaarde ontbreekt

Dan is de taak niet ongeschikt maar nog niet klaar. Ontbreekt de stabiliteit, dan draag je hem eerst over aan een mens en laat je hem een paar maanden uitkristalliseren. Ontbreken de regels, dan leg je hem eerst vast. Daar komt vanzelf uit welk deel wél in regels te vangen is. Ontbreken de gegevens, dan is digitaliseren de eerste stap.

Meestal is het antwoord: allebei, maar niet hetzelfde deel

De praktijkuitkomst is zelden dat een hele taak naar een systeem gaat. Het gebruikelijke resultaat is een gesplitste taak: de voorbereiding, de gegevensverwerking en de verzending geautomatiseerd, het oordeel en de uitzondering bij een mens. Dat levert meer op dan de discussie over mens of machine, omdat je dan beide voor hun sterke kant inzet.

Waarom volgorde uitmaakt

Automatiseren vóór vastleggen is de duurste route: je bouwt een systeem rond een proces dat nog niemand precies kent, en elke afwijking wordt een aanpassing. Vastleggen vóór automatiseren kost een uur extra en maakt de bouw eenvoudiger, goedkoper en overdraagbaar.

Veelgemaakte fouten

• Beginnen bij een tool in plaats van bij de taak. Dan zoek je werk bij de software in plaats van andersom.
• Een proces automatiseren dat nog elke maand verandert, en daarna elke maand de automatisering aanpassen.
• Een taak automatiseren die beter geschrapt kan worden. Sneller iets nutteloos doen blijft nutteloos.
• Geen eigenaar aanwijzen voor de automatisering, waardoor een storing pas opvalt als een klant klaagt.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Hoe weet ik of een taak geschikt is om te automatiseren?
• Wanneer is automatiseren te vroeg?

Begrippen op deze pagina

• Automatisering — Een vastgelegd proces dat zonder menselijke handeling wordt uitgevoerd door software.
• Workflow — De vaste volgorde van stappen, eigenaren en voorwaarden waarmee een stuk werk van begin tot eind loopt.
• De vier beslissingen — Elke taak krijgt precies één primaire beslissing: houden, delegeren, automatiseren of schrappen.
• Mens in de lus — Een expliciete stap waarin een mens goedkeurt of corrigeert voordat een geautomatiseerde actie definitief wordt.

Veelgestelde vragen