Hoe manage ik een VA?

Vertrouwen op afstand is een afspraak, geen gevoel

Je kunt niet zien hoe hard iemand werkt, en dat hoeft ook niet. Wat je wel kunt zien is of het afgesproken resultaat er op de afgesproken dag is. Maak dat het enige criterium en het gedoe over aanwezigheid, tijdregistratie en reactietijd verdwijnt grotendeels.

Waarom veel vragen meestal een goed teken is, in het begin

In de eerste weken wijst elke vraag een gat in jouw beschrijving aan. Dat is precies wat je wilt weten. Blijft het aantal vragen na een maand gelijk, dan is er iets anders aan de hand: meestal ontbreekt er een norm of durft iemand niet zelf te beslissen omdat de grens onduidelijk is.

Stap voor stap

1. 1. Kies één plek voor het werkEen takenlijst of bord waar per taak staat wat het resultaat is, wanneer het af moet en wie hem heeft. Mail is die plek niet: daarin is nooit zichtbaar wat er open staat. Één plek betekent ook dat jij niet hoeft te vragen hoe het ervoor staat.
2. 2. Zet een vast wekelijks moment neerEen half uur, vaste dag, vaste agenda: wat is af, wat loopt vast, wat komt er aan, en welke afspraak moet worden bijgesteld. Dit moment vervangt de losse controles. Sla je het over, dan vult het zich vanzelf met vragen tussendoor.
3. 3. Spreek af hoe vragen binnenkomenNiet-urgente vragen gebundeld, één keer per dag of per week, op één kanaal. Urgente vragen apart, met een definitie van urgent die je kunt opschrijven. Dit is de enige ingreep die het aantal onderbrekingen echt omlaag brengt.
4. 4. Leg de escalatieregel vastWanneer moet je VA stoppen en het aan jou geven? Zet er een grens op: een bedrag, een klant, een soort klacht. Iemand die weet wanneer hij jou mag storen, hoeft de rest van de week niet te twijfelen.
5. 5. Laat de instructie groeien met het werkElke vraag die hoort thuis te horen in de werkinstructie, verwerk je daarin in plaats van hem los te beantwoorden. Laat je VA dat zelf doen. Hij weet het beste waar de beschrijving tekortschoot, en wordt daarmee eigenaar van het document.
6. 6. Bouw de controle af in plaats van hem te houdenDe eerste twee weken kijk je alles na. Daarna een steekproef. Daarna alleen nog de uitzonderingen. Spreek dat vooraf af, zodat afbouwen een plan is en geen gevoelskwestie.

Veelgemaakte fouten

• Dagelijks vragen hoe het gaat. Dat is toezicht op aanwezigheid en het levert niets op.
• Alleen contact hebben als er iets misgaat, waardoor het wekelijkse moment een probleemgesprek wordt.
• Werk per mail uitdelen, waardoor niemand overzicht heeft over wat er open staat.
• De controle nooit afbouwen, waardoor je na maanden nog steeds alles nakijkt.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Hoe hou ik overzicht zonder te micromanagen?
• Welk overleg heb ik nodig met een assistent op afstand?

Begrippen op deze pagina

• Virtual assistant (VA) — Een externe medewerker die op afstand terugkerend werk overneemt, meestal op uur- of maandbasis.
• Escalatieregel — De vooraf vastgelegde afspraak wanneer iemand een taak moet doorgeven in plaats van zelf afmaken.
• Micromanagement — Het blijven sturen op de uitvoering van werk dat je formeel hebt overgedragen.
• KPI — Het afgesproken getal waaraan je ziet of gedelegeerd werk goed gaat, zonder het werk zelf te controleren.

Veelgestelde vragen