Hoe selecteer ik een VA?

Waarom een cv hier weinig zegt

Het werk dat je overdraagt is meestal niet moeilijk maar wel specifiek voor jouw bedrijf. Ervaring bij een ander bedrijf voorspelt dus vooral of iemand het tempo aankan, niet of hij jouw werk zelfstandig gaat doen. Dat laatste zie je alleen aan echt werk.

Het gat in de instructie

Dit is de meest bruikbare test die je hebt. Een kandidaat die het gat opmerkt en er één gerichte vraag over stelt, gaat je straks tijd besparen. Iemand die het gat invult met een aanname en je dat niet vertelt, levert werk op dat je moet controleren. Beide zijn werkbaar, maar het verschil bepaalt hoeveel aandacht de samenwerking kost.

Stap voor stap

1. 1. Schrijf eerst op wat je weggeeftVijf tot tien concrete taken met per taak het resultaat en de frequentie. Zonder die lijst selecteer je op sympathie en koop je uren zonder inhoud. Dit is ook meteen het document waarmee je de vacature uitzet.
2. 2. Kies de route: direct, via een bureau of via een platformDirect is goedkoper en kost jou de selectie. Een bureau regelt selectie en vervanging en rekent daarvoor. Een platform zit ertussenin. Voor Nederlandstalig klantcontact is direct of via een bureau gebruikelijker; voor Engelstalig achtergrondwerk werkt een platform vaak prima.
3. 3. Screen op zelfstandigheid, niet op vaardighedenDe vaardigheden zijn meestal aanwezig. Waar het misgaat is zelfstandig werken zonder toezicht. Vraag om een voorbeeld van werk dat iemand volledig zelf afhandelde, inclusief wat er misging en wat hij toen deed.
4. 4. Voer een kort gesprek van dertig minutenDrie vragen zijn genoeg: hoe organiseer je je week, wat doe je als je vastloopt en je mij niet kunt bereiken, en wat heb je van mij nodig om te kunnen starten. Die laatste vraag is de meest voorspellende, iemand die daar niets op weet, wacht straks op jou.
5. 5. Geef een betaalde proefopdracht van twee tot vier uurGebruik echt werk uit je lijst, niet een verzonnen casus. Betaal ervoor: dat is fair en het geeft je het recht om er iets van te vinden. Geef bewust een instructie met één gat erin en kijk of de kandidaat dat gat opmerkt.
6. 6. Beoordeel op drie punten en kiesResultaat (voldoet het aan de norm), vragen (stelde hij ze op tijd en gebundeld, of pas achteraf) en afspraak (was het op tijd). Twijfel je tussen twee kandidaten, kies dan degene met de betere vragen. Die kost je op termijn minder tijd.
7. 7. Spreek een proefperiode met een evaluatiedatum afVier tot zes weken, met een vastgelegde datum waarop je allebei zegt of het werkt. Zonder die datum blijft een matige samenwerking maanden doorlopen omdat niemand het gesprek begint.

Veelgemaakte fouten

• Selecteren voordat je hebt opgeschreven welk werk je overdraagt. Dan koop je uren in plaats van resultaten.
• Een onbetaalde proefopdracht geven. Dat trekt de verkeerde kandidaten aan en geeft je geen recht om eisen te stellen.
• Kiezen op uurtarief. Een goedkope VA die veel uitleg nodig heeft, is duurder dan een dure die zelfstandig werkt.
• Geen evaluatiedatum afspreken, waardoor een proefperiode ongemerkt een vast contract wordt.

Reken het zelf door

Deze pagina beantwoordt ook

• Waar vind ik een goede virtual assistant?
• Hoe weet ik of iemand zelfstandig kan werken?

Begrippen op deze pagina

• Virtual assistant (VA) — Een externe medewerker die op afstand terugkerend werk overneemt, meestal op uur- of maandbasis.
• Proefopdracht — Een betaalde, afgebakende opdracht waarmee je iemands werk beoordeelt vóór je een vaste samenwerking aangaat.
• SOP (werkinstructie) — Een vastgelegde beschrijving van hoe een terugkerende taak wordt uitgevoerd, door wie, met welk resultaat en welke norm.

Veelgestelde vragen