Eerst uitzoeken of het aan de persoon ligt of aan de overdracht, anders herhaalt hetzelfde zich bij de volgende.
Stel eerst vast of het probleem bij de persoon zit of bij de overdracht. Loop de vier voorwaarden langs: was het werk beschreven, was er een norm, was er beslisruimte en was er toegang. Ontbreekt er een, dan is de kans groot dat je dezelfde ervaring herhaalt met de volgende VA. Zijn ze er alle vier en lukt het nog niet, dan is het een gesprek over de samenwerking, en dan snel.
Dit kost een kwartier en bepaalt of de volgende poging anders verloopt.
Te veel vragen betekent bijna altijd een gat in de instructie of een onduidelijke grens. Werk dat niet af komt betekent meestal geen prioriteit of een onrealistische hoeveelheid uren. Werk dat af is maar niet klopt, betekent dat de norm ontbrak of niet gedeeld werd. Alleen bij het derde patroon met een heldere norm gaat het echt over de persoon.
Benoem het feit, niet het gevoel: welke afspraak is niet gehaald, hoe vaak, en wat je nodig hebt. Vraag daarna wat hij van jou nodig heeft, in de helft van de gevallen komt daar iets uit wat je kunt oplossen. Spreek een concrete termijn af, bijvoorbeeld twee weken, met een datum waarop je allebei terugkijkt.
Werkt het daarna nog niet, stop dan snel en zonder omhaal. Vraag om overdracht van wat er loopt, trek de toegang in, betaal de laatste periode zonder gedoe en vraag wat er volgens hem in jouw overdracht beter kan. Dat laatste is de goedkoopste consultancy die je kunt krijgen.
De instructies die inmiddels wel bestaan, de vragen die zijn gesteld en de norm die je hebt geformuleerd. Daarmee begint de volgende VA niet op nul maar op het punt waar deze samenwerking je heeft gebracht. Dat is de winst die overblijft, ook als het misging.
Waar loopt mijn organisatie vast?
Ontdek in welk van de dertien patronen jouw organisatie vastloopt. Duurt 2 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Rode vlaggen-check →Of bekijk de Startklaar-score: ben ik er klaar voor om werk over te dragen?
Spreek vooraf een proefperiode van vier tot zes weken af met een evaluatiedatum. Zonder die datum blijft een matige samenwerking maanden doorlopen. Is er na een duidelijk gesprek en twee weken geen verandering, dan gaat het niet meer veranderen.
Dat is de reflex, en hij is begrijpelijk. Maar dan ben je terug bij het probleem waarvoor je begon. Beter is om de taak te herzien: kleiner maken, beter beschrijven, en dan opnieuw overdragen of automatiseren.
Zolang je niet weet welke uren waar naartoe gaan, blijft dit een gevoel. De Weekscan maakt er een lijst van, met een beslissing per taak.
5 minuten · geen account · gratis