Een wachtwoordkluis, eigen accounts met beperkte rechten, tweestapsverificatie en een uitdienstlijst, plus wat de AVG van je vraagt zodra er persoonsgegevens bij komen.
Deel nooit je eigen wachtwoord. Geef elke persoon een eigen account met de minimale rechten die het werk vraagt, zet tweestapsverificatie aan en deel inloggegevens uitsluitend via een wachtwoordkluis met een gedeelde map. Leg per tool vast wie welke rol heeft en wie de toegang gaf. Maak op dag één de lijst die je op de laatste dag gebruikt om alles weer in te trekken. Werkt iemand met persoonsgegevens van klanten, dan vraagt de AVG om een verwerkersovereenkomst.
Bijna elke serieuze tool kent gasttoegang of teamrollen: mail via gedelegeerde toegang, boekhouding via een eigen gebruiker, sociale kanalen via een beheerdersrol. Kan een tool dat niet, gebruik dan een kluisregel met verborgen wachtwoord en spreek af wat daar wel en niet mag gebeuren. Reken dat mee als reden om die tool op termijn te vervangen.
Met gedeelde accounts verdwijnt het spoor van wie wat deed. Je kunt toegang niet los intrekken, je ziet bij een fout niet waar hij ontstond, en je kunt bij een incident niets aantonen. Een eigen account aanmaken kost vijf minuten en lost alle drie op.
Verwerkt je VA persoonsgegevens van klanten, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zij verwerker. Dat vraagt om een verwerkersovereenkomst en om afspraken over waar de gegevens staan. Zit de VA buiten de EU, leg dan vast op welke grondslag de doorgifte rust. Neem daarnaast een geheimhoudingsbepaling op in de opdracht. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Maak op dag één de lijst die je op de laatste dag afvinkt: accounts uitschakelen, gedeelde mappen intrekken, kluis-toegang verwijderen, actieve sessies uitloggen en gedeelde wachtwoorden vervangen. Zonder die lijst blijft toegang jarenlang openstaan bij mensen die allang weg zijn, en dat merk je pas wanneer het misgaat.
Wachtwoordkluis met drie mappen: "alles", "operatie" en "alleen boekhouding". De VA krijgt uitsluitend de map die bij haar werk hoort. Mail loopt via gedelegeerde toegang op haar eigen account, de boekhouding via een eigen gebruiker met leesrecht plus invoerrecht, en de bank blijft volledig bij jou. Bij vertrek: één map uit de kluis halen, twee accounts uitschakelen, klaar.
Kan mijn bedrijf twee weken zonder mij?
Kan jouw bedrijf twee weken zonder jou? Duurt 2 minuten, rekent in je eigen browser en vraagt geen e-mailadres.
Open de Twee-wekentest →Of bekijk de Werkinstructiegenerator: hoe leg ik deze taak vast?
Nee. Je verliest het spoor van wie wat deed en je kunt de toegang niet los intrekken. Een eigen account kost vijf minuten en lost beide op.
Gebruik een kluis met verborgen wachtwoord, beperk wat er in die tool mag gebeuren en zet er een controle op. Neem het mee als reden om op termijn naar een tool te gaan die het wel kan.
Zodra iemand namens jou persoonsgegevens van klanten verwerkt, wel. Dat is bij inboxwerk of CRM-onderhoud vrijwel altijd het geval.
Het Playbook zet je Weekscan om in werkinstructies, een functieomschrijving, een proefopdracht, kwaliteitsnormen en een plan voor de eerste 30 dagen. Je begint niet bij een leeg document.
€ 79 eenmalig · 14 dagen geld terug